Управление рабочим временем системного администратора

Основные принципы

  • хранить всю информацию о планах, событиях и задачах (список задач и планировщик, календарь, стратегические цели) в одном месте (sheduler, PDA, органайзер), всегда носить с собой
  • фокусируйся! выбирай правильное время
  • не запоминайте то, что можно записать; помните только задачу в фокусе, остальное записывайте
  • разрабатывайте и используйте процедуры (поводы: повторяющиеся, но не регулярные процедуры; «поливка деревьев»; поддержка социальной сети; когда сделать быстрее, чем принять решение надо ли; что часто забываете; поддержка в актуальном состоянии)
  • вырабатывайте рефлексы, привычки и ритуалы, побуждающие мантры (прекомпиляция)
  • используя те же техники в обычной жизни вы увеличиваете тренированность

Единая система планирования по Лимончелли

Единая база данных о событиях и задачах состоит из трёх частей:

  • ежедневник
    • список задач на этот день с приоритетами (не сделанное переносится на следующий день)
    • почасовой план на этот день
  • календарь (встречи, праздники и отпуска, граничные точки, долговременные проекты; связывает ежедневники в единое целое; общий для работы и прочей деятельности)
  • стратегические задачи

Ежедневное планирование (10 минут в начале работы, маленькие неприятности подождут, о больших вас известят):

  1. в первый день месяца проработать стратегические задачи
  2. блокировать время встреч, назначенных на сегодня (информация берётся из календаря), обед и т.д.
  3. посчитать число оставшихся часов
  4. составить список задач на сегодня (из не сделанных вчера, из системы отслеживания запросов (текущие и привязанные к определённым датам), календаря, текущих проектов и пр.), записывать сокращёно; может быть разбив задачи на части, особенно если есть критические (проверочные) части; выделить время на прерывания и RT-систему
  5. оценить требуемое время и расставить приоритеты (достаточно 3 уровней: A — завершить сегодня, B — завершить побыстрее, C — всё остальное), не тратить время на упорядочивание работ с равными приоритетами: делать их по дате возникновения, на основе ожиданий пользователей (короткие вперёд), самые впечатляющие вперёд (из них самые лёгкие вперёд); лёгкие задачи от босса вне очереди
  6. не поместившееся на сегодня передвинуть на следующий день или оптимизировать или перепоручить или попросить вмешаться начальника или отложить встречу или задержаться на работе
  7. расставить alarm-ы

Сделанные работы помечаются галочками, не сделанные сдвигаются на следующий день. Если остались A-работы, то попытайтесь договориться с заказчиком. В любом случае, каждое задание должно иметь отметку.

Работа с календарём (рекомендуется иметь совмещённый вид личного и рабочего календарей):

  • назначил встречу — занеси в календарь
  • не соглашайтесь о встече, не проверив календарь
  • заранее занесите в календарь праздники и дни рождения, обеды, отпуск и т.д.

Стратегическое планирование (в первый день месяца пересмотреть и цели и шаги):

  1. оформить цели в письменном виде помогает сформулировать их конкретно (что и когда) и измеряемо
    • краткосрочные (1 месяц), среднесрочные (1 год), долгосрочные (5 лет)
    • рабочие и личные
  2. рассказать их членам своей референтной группы (это мотивирует)
  3. расставить приоритеты (обязательно, важно, хорошо бы)
  4. наметить путь в конкретных шагах
  5. превратить шаги в задачи
  6. занести в календарь

KOrganizer — менеджер персональной информации (PIM)

Имеет поддержку общего списка задач, списка задач на день, календаря (события), журналов (завершённые задачи могут автоматически заноситься в журнал). События и задания могут быть повторяющимися. Работа с несколькими календарями или с одним календарём в нескольких окнах, объединение и импорт календарей (iCalendar, vCalendar), архивирование старых записей, экспорт (HTML, iCalendar, vCalendar) или публикация, синхронизация через kPilot с Palm и через webdav с Exchange. Документация отстаёт от программы (русская версия очень отстаёт). Главным окошком называется узкая вертикальная полоска справа. Имеется несколько визуальных представлений: день, несколько дней, рабочая неделя, неделя, месяц, чем заняться, дела на сегодня, журнал (настроить помещение выполненных задач в журнал). Боковая панель слева содержит (сверху вниз): календарь, сортируемый список задач, описание выделенной задачи, окно управления источниками (ресурсами). Имеется возможность создания фильтров визуализации (по категориям, повторяемости, завершённости и т.д.). Фильтры действуют также на поиск и экспорт. Панель фильтров временами исчезает из toolbar. По умолчанию, активный календарь создаётся слиянием 2 источников: «дни рождения» (адресная книга KDE) и «календарь по умолчанию» (локальный файл ~/.kde/share/apps/korganizer/std.ics в формате iCalendar). Можно добавлять новые источники (плашка «источники» в боковой панели). В этой же панели источник можно временно отключить. Типы источников: адресная книга KDE, MS Exchange 2000, календарь в локальном файле, сервер с протоколом GroupDAV, Novell GroupWise, календарь IMAP, OpenXchange, удалённый календарь, SUSE Openexchange, eGroupware (XML-RPC), Bugzilla (модуль kbugbuster). Сохранить изменения источника можно в контекстном меню. Несколько источников позволяет иметь совмещённый вид рабочего и личного календарей. Имеется поиск событий, заданий и записей журнала по шаблону в названиях, описаниях и категориях с учётом интервала дат.

События — действие, жёстко привязанное ко времени. События имеют название, описание, описание, место, время начала и конца, напоминание, могут иметь список участников, могут быть регулярно повторяемыми, могут иметь вложения. Можно назначить событию одну или несколько категорий. Категории можно использовать в фильтре визуализации. К категории можно привязать свой цвет. Создать свою категорию получается не всегда! Могут иметь уровни доступа (публичный, личный, конфиденциальный): используются при экспорте и публикации. Для удобной работы со списком участников необходимо занести их в kAddressBook (есть обмен в формате LDIF). Можно сделать из события шаблон и потом использовать его.

Задачи имеют название, описание, место, приоритет, процент выполнения, могут иметь время начала и конца, могут быть регулярно повторяемыми, могут иметь список участников, могут иметь вложения. Можно назначить задаче одну или несколько категорий. Категории можно использовать в фильтре визуализации. К категории можно привязать свой цвет. Создать свою категорию получается не всегда! Могут иметь уровни доступа (публичный, личный, конфиденциальный): используются при экспорте и публикации. Задачу можно разделить на подзадачи.

Возможно групповое планирование (используется протокол IMIP: Outlook, Lotus Notes, Evolution). Глючит. Участники могут иметь разные роли, для каждого участника хранится статус извещения о мероприятии.

Проблемы

  • при завершении задачи с редактированием она не попадает в журнал
  • проблемы с добавлением и переименованием категорий
  • при завершении повторяющегося задания оно зеленеет, но галочка остаётся красной
  • при завершении задержанного повторяющегося задания, оно завершается навсегда

Советы

  • взаимная защита от прерываний: до обеда один сисадмин отвечает на звонки, после обеда — второй
  • если сисадмин работает один, то ввести «проектные часы» — время, когда к немедленному обслуживанию принимаются только аварийные заявки (остальные по e-mail или в систему отслеживания заявок)
  • Tier 2 должен сидеть дальше от входа, чем Tier 1
  • хаос на столе забирает внимание
  • вещи, про которые непонятно нужны ли они, сложить в пакет с пометкой «выкинуть через 3 месяца не заглядывая»
  • многозадачность только там, где это выгодно
  • сортировка окон по виртуальным экранам, располагайте окна в одних и тех же местах
  • прерывания управляют вами или вы планируете свою работу?
  • плакат или внутренний вебсервер с указанием куда обращаться (браузеры настроены на эту страницу)
  • дайте пользователям доступ к входной странице мониторинга
  • поощрение лучше наказания
  • получив запрос, делегируйте его, запишите его на глазах у пользователя и попрощайтесь или демонстративно приступайте к работе
  • еженедельный обход сотрудников
  • ежедневный обход пользователей (исправить, делегировать, посочувствовать)
  • некоторые вещи проще сделать, чем обдумывать их необходимость
  • ежедневные работы лучше делать с утра
  • всегда делай копию конфигурационного файла перед редактированием с указанием времени (или RCS), не трать время на обдумывание
  • каждый человек имеет свои «лучшие часы», на которые надо планировать самую трудную работу
  • каждая компания имеет циклы в производственной деятельности
  • узнайте цели босса и помогите ему их достичь, поделитесь с ним своими целями
  • отпуск должен быть не менее 2 недель, никаких e-mail в отпуске, за 2 недели до отпуска начать подготовку: вся ли документация на месте и есть ли замена, за неделю заменяющий д.б. полностью готов, в последний день никаких изменений
  • обработка e-mail (цель: пустой ящик, каждое письмо читается не более одного раза, начать с перемещения всей старой почты в выделенный ящик)
    1. фильтровать автоматически
    2. удалить не читая
    3. прочесть
      1. удалить
      2. в архив
      3. ответить и удалить (м.б. добавить задание в календарь)
      4. переслать и удалить
    4. обработать (меньше 2 минут) и удалить
  • самый быстрый способ чтения форумов — не читать их
  • поставьте будильник, прежде чем отвлечься на минуточку
  • делить собрания на статусные (отчётные) и рабочие, напоминание за сутки
  • документация для пользователей (Wiki): как получить помощь, как запросить услугу, правила работы (безопасность, AUP, SLA), сделать страницей по умолчанию
  • документация для себя (Wiki): поставщики (условия и контакты), сложные и редкие процедуры (а также неприятные, чтобы их можно было делегировать), диаграмма сети
  • автоматизация: делать руками простые одноразовые задачи, купить программу для сложных частых задач, написать скрипт для частых простых и редких сложных задач (всегда одинаковый результат, не надо запоминать, масштабируемость, избавление от опечаток)

Ссылки

  • Time Management for System Administrators By Thomas A. Limoncell. O’Reilly. November 2005. ISBN: 0-596-00783-3
  • RT: Request Tracker
  • How to Get Control of Your Time and Your Life (Signet) by Alan Lakein

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *